Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 – Doel
1. Het bevorderen van de hippische sport in verenigingsverband.
2. Het aanbrengen en in stand  houden van een accommodatie mits deze in eigendom is van de vereniging.
3. Het houden of doen houden van wedstrijden.
4. Het vertegenwoordigen en behartigen van de belangen van de leden in het algemeen en in het bijzonder bij andere organisaties met eenzelfde of soortgelijk doel.
5. Andere passende middelen.

Artikel 2 – Leden
De vereniging kent leden, steunende leden, donateurs,en ereleden. Leden zijn natuurlijke personen, die zich schriftelijk hebben aangemeld bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur beslist over het verzoek binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Een afwijzende beslissing dient bij aangetekend schrijven – ter kennis van de verzoeker te worden gebracht met de vermelding dat hiertegen in beroep dient te worden gegaan bij de algemene ledenvergadering. Het beroep dient te worden ingesteld binnen één maand na de dag van ontvangst van het bericht van de afwijzing. De algemene ledenvergadering beslist over het beroep in haar eerstvolgende vergadering.

Artikel 3 – Donateurs
Donateurs ondersteunen de vereniging financieel. Het bestuur beslist over toelating van donateurs.

1. Donateurs zijn die natuurlijke- of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten.
2. Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen bij  of krachtens de statuten/huishoudelijk reglement zijn toegekend of opgelegd.
3. Donateurs mogen de algemene ledenvergadering bijwonen; zij hebben daar geen stemrecht.
4. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen ten allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende verenigingsjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

Artikel 4 – Ereleden
Ereleden genieten dezelfde rechten als de leden, doch zijn vrijgesteld van het betalen van contributie. Zij krijgen op dezelfde wijze info als de leden. Zij hebben echter geen stemrecht. Het bestuur draagt unaniem een erelid voor; dit kunnen bestuursleden zijn die 3 x een termijn van 3 jaar hebben uitgezeten en/of leden die een positieve (bijzondere) bijdrage hebben geleverd voor de vereniging. Dit moet zich op een duidelijke manier onderscheiden hebben. Een bestuurslid dat erelid wordt krijgt bij zijn afscheid als bestuurslid een attentie ter waarde van € 50,= plus een attentie voor de partner. Bestuursleden die aftreden krijgen ook een attentie ter waarde van € 50,=. De vereniging kent ook de titel ere-voorzitter, deze titel geldt alleen voor voorzitters maar hiervoor dient ook aan bovenstaande voorwaarden voldaan te worden.

Artikel 5 – Contributie
De contributie, te betalen door de leden, wordt op voorstel van het bestuur jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld. Zegt men gedurende het jaar op als lid dan is het bedrag niet terugvorderbaar. De vereniging kent een vastgestelde jaarcontributie die voor elk lid gelijk is. Een lid dat ook gebruik maakt van de verenigingslessen krijgt daarvoor een aparte rekening. Voor de zogenaamde bixieruiters wordt voor deze lessen een ander bedrag vastgesteld. Eveneens is er een apart bedrag vastgesteld voor de steunende leden van de vereniging.De contributie dient door de leden voor 1 maart van het lopende boekjaar te worden voldaan. Het bestuur kan hiervan ontheffing verlenen. Bij niet tijdige betaling aan de functionaris kan het verschuldigde bedrag door deze geïnd of geïnd doen worden en komen de kosten van incassering ten laste van het verantwoordelijke lid.

Artikel 6 – Voorzitter
De voorzitter heeft de leiding van de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen en tekent de stukken indien nodig.

a.) Hij leidt de vergaderingen volgens de agenda;
b.) Hij geeft de gelegenheid aan de leden om hun mening te geven t.a.v. elk agendapunt:
c.) Indien een lid zich niet aan het onderwerp houdt of zich misdraagt, is de voorzitter bevoegd dit lid het woord te ontnemen;
d.) Hij kan de vergadering schorsen zolang als nodig is i.v.m. het aan de orde zijnde agendapunt. Op verzoek van de meerderheid der aanwezige leden dient de vergadering onmiddellijk hervat te worden.

Artikel 7 – Ledenvergadering
De algemene ledenvergadering kan slechts beslissen over zaken, die op de agenda van de betreffende vergadering staan. Deze vergadering kiest, op voordracht van het bestuur, uit haar midden een lid/leden alsmede een plv lid/leden, voor het bestuur van de kring(en), waarin de vereniging conform art. 12 van de statuten van de KNHS is opgenomen. De verkiezing vindt plaats ter voorziening in de vacature van het kringbestuur. Tegenkandidaten kunnen door tenminste één tiende deel der stemgerechtigde leden worden voorgedragen. Tenminste 4 dagen voor de algemene ledenvergadering dien(t) (en) de naam (en) ter kennis van het bestuur te worden gebracht.

Artikel 8 – Vergaderingen
Bestuursvergaderingen
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen op verzoek van de voorzitter of tenminste 2 andere bestuurslede
Het bestuur kiest uit zijn midden een secretar(is) (esse), die belast is met:
a. het samenstellen van de notulen van bestuurs- en ledenvergaderingen;
b. het bijhouden van register van leden, donateurs en ereleden;
c. het tijdig uitnodigen van de te houden en van agenda voorziene bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen.
d. het voeren van de correspondentie namens bestuur en leden;
e. het inschrijven van de leden, in overleg met bestuur en instructeurs
f. het bijhouden van het archief;
g. het opstellen van een jaarverslag, waarin opgenomen o.a. diverse activiteiten van de vereniging;
h. alles, dat redelijkerwijs tot de werkzaamheden van de secretaire(is) (essen) behoudt en onder zijn/haar verantwoordelijkheid dient plaats te vinden.Het bestuur kiest uit zijn midden een penningmeester(esse), die belast is met:
1. het beheer der financiële middelen van de vereniging;
2. het innen c.q. doen innen van de contributie en donaties van de leden, aspirant-leden en donateurs;
3. het afhandelen van de financiële verplichtingen door de vereniging aangegaan;
4. het tijdig voor de betreffende algemene ledenvergadering, bij het bestuur in te dienen ontwerp rekening en verantwoording van het financiële beheer over het afgelopen boekjaar;
5. alles, dat redelijkerwijs tot de werkzaamheden van de penningmeester(esse) behoort of onder zijn/haar verantwoordelijkheid dient te geschieden.Algemene ledenvergaderingen: De vereniging schrijft éénmaal per jaar een ledenvergadering uit.

Artikel 9 – Stemmingen
Voor de schriftelijke stemmingen wijst de algemene ledenvergadering een stembureau aan van 3 leden buiten het bestuur.

Bij bestuursverkiezingen dient bij het kiezen van een voorzitter schriftelijk gestemd te worden.  Bij schriftelijke stemming mogen alleen stembiljetten gebruikt worden waar  “voor”, “tegen” of “blanco” op vermeld staan. Stembiljetten waar meer op staat ( bv. handtekening of naam) zijn ongeldig. Wanneer er over belangrijke onderwerpen gestemd gaat worden en er is geen 2/3 deel van het aantal leden aanwezig dan kan de vergadering gesloten worden en een half uur later opnieuw geopend worden met als enige agendapunt het onderwerp van stemming.  Eventueel nog vermelden bij welke meerderheid van stemmen een voorstel wordt aangenomen.

Artikel 10 – Onderricht
1. De instructeur (instructrice) bepaalt de lesstof.
2. De vereniging verplicht haar leden die aan de verenigingslessen deelnemen tot het dragen van een veiligheidscap conform CE-marking EN 1384, anders heeft de vereniging het recht diegene de toegang tot de les te ontzeggen.
3. Het bestuur  kan na overleg met de instructeur (instructrice) een lid verzoeken niet met een paard op les te komen mocht deze combinatie “een gevaar zijn” voor de andere leden.
4. Er dienen geen paarden geplaatst te worden in een ponyles en pony’s niet in een paardenles. Met uitzondering van E-pony’s.
5. Er  wordt naar gestreefd om niet meer dan 6 in een les te plaatsen. Liever zelfs 5, als de financiën dit toelaten. Een sluitles kan hierop een uitzondering zijn. Meer of minder.
6. In principe gaan de lessen tijdens de vakantie gewoon door.  In het geval dat de lesavond op een feestdag valt dan vervalt de les en heeft men niet de mogelijkheid om deze in te halen.
7. In de week van het concours vervallen alle lessen en worden de leden verwacht te helpen op het concoursterrein.
8. Zodra het vermoeden bestaat, of er is reeds geconstateerd dat een paard/pony een besmettelijke ziekte heeft, mag het betreffende lid, alsmede eventuele paarden/pony’s van leden die bij het betreffende paard/pony op stal staan, niet naar de verenigingsles totdat de veearts een gezondheidsverklaring heeft afgegeven voor het paard/pony c.q. de gehele stal. Het bestuur dient hierover ingelicht en op de hoogte gehouden te worden en de gezondheidsverklaring zal worden gepubliceerd. Dit ter voorkoming van verdere verspreiding.

Artikel 11 – Wedstrijden
Voorwaarden voor het deelnemen aan het houden van wedstrijden worden nader geregeld in het wedstrijdreglement, als bedoeld in art. 3 sub f van de statuten van de KNHS. Het bestuur is bevoegd nadere voorwaarden te stellen met betrekking tot het deelnemen aan wedstrijden.

Artikel 12 – Publiciteit
Het bestuur informeert de leden – zoveel mogelijk digitaal – over voor hen van belang zijnde aangelegenheden. Extern wordt getracht zoveel mogelijk goede publiciteit van verenigingswerk te verstrekken.

Artikel 13 – Wijzigingen
Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement kunnen uitsluitend door de algemene ledenvergadering tot stand worden gebracht; zij dienen met 2/3 der uitgebrachte stemmen te zijn aangenomen. Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement dienen ter informatie aan het bestuur van de Federatie te worden voorgelegd.

Artikel 14 – Opzeggen lidmaatschap/lessen
Bij opzegging is een lid verplicht dit schriftelijk te doen uiterlijk voor half november van het lopende jaar. Alle na deze datum binnenkomende afmeldingen zijn niet geldig en wordt het lidmaatschap automatisch verlengd voor het volgende jaar. De vereniging is verplicht om voor deze datum een lid af te melden bij de KNHS. Gebeurt dat te laat dan is zij ook verplicht voor het volgende jaar te betalen. Wanneer het lidmaatschap afgemeld wordt na de datum die de vereniging hanteert maar voor de datum die de KNHS hanteert zodat er met enige moeite van de kant van het secretariaat de afmelding nog geregeld kan worden dan zal hiervoor wel administratiekosten berekend worden. Wanneer een lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd. Opzeggen lessen kan ten allen tijde. Men is echter de lopende maand plus de daaropvolgende 2 maanden nog wel lesgeld verschuldigd.

Artikel 15 – Acties
Er zal jaarlijks deelgenomen worden aan acties voor het werven van extra geld. Het bestuur behoudt zich het recht om hier andere acties aan toe te voegen of te laten vervallen.

Artikel 16 – Concours
De vereniging organiseert jaarlijks indoorconcoursen. Ieder lid wordt geacht om minimaal 3 dagdelen te helpen. Aan het einde van het indoorseizoen wordt bekeken of ieder lid aan deze verplichting heeft voldaan zo niet dan wordt er een rekening van € 50,=. voor het inzetten van andere personen verstuurd. In bijzondere gevallen kan in overleg met het bestuur hier van afgeweken worden.

Artikel 17 – Commissies
De vereniging kent de volgende commissies:

Concourscommissie:
Deze commissie bestaat uit minimaal 5 personen waarvan minimaal 1 bestuurslid. De concourscommissie heeft tot taak het organiseren van indoorconcoursen in het winterseizoen. Voor aanvang van het concours wordt er een begroting gemaakt. Aan de hand van de begroting wordt besloten of een concours wel of niet doorgang kan vinden.  Na afloop van het concours moet er wel een financieel verslag gemaakt worden.

Wanneer het bestuur, via een kaart op de hoogte gesteld wordt van: geboortes, begrafenis/crematie, uitnodiging andere vereniging wordt hier een bedrag voor een waardebon vastgesteld van 20€, tevens zal het bestuur hier naartoe gaan. Bij bruiloften wordt het bedrag op 40 € gesteld waarbij het bestuur op de receptie aanwezig zal zijn en er door de vereniging eventueel escorte gereden zal worden. Wordt er een lid Kringkampioen dan krijgt deze een waardebon van 10 €, een Regiokampioen, reservekampioen van de regio krijgt € 15,= en een Nationaal Kampioen of vice kampioen krijgt een waardebon van 20 €. Deze waardebonnen worden uitgereikt op de algemene ledenvergadering.

Artikel 18 – Slotbepaling
In geval één of meerdere bepalingen van dit reglement mochten blijken niet duidelijk te zijn, alsmede gevallen waarin dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de vereniging. Ieder lid van de vereniging heeft recht op een exemplaar van dit reglement alsmede op de aanvullingen c.q. wijzigingen daarop.

 

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 15 april 2002